کسی تنظیم یا ادارے میں دستاویزات کے انتظام کے لیے معیاری تکنیک
آرکائیو یا دستاویز کے انتظام کا تصور ہماری زبان میں ان دستاویزات کی انتظامیہ کی درخواست پر استعمال کی جانے والی معیاری تکنیکوں کا حوالہ دینے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے جن کا تعلق کسی تنظیم یا ادارے، کسی کمپنی یا لائبریری سے ہے، چند عام مثالیں پیش کرنے کے لیے۔
ایک پرانا نظم و ضبط جو نئی ٹیکنالوجیز کی بدولت شاندار طور پر تیار ہوا۔
ہمیں یہ بتانا چاہیے کہ اگرچہ تقریباً تمام شعبوں میں نئی ٹیکنالوجیز کی ترقی کے براہ راست نتیجے کے طور پر لاگو کی جانے والی تکنیکیں اور طریقے مختلف ہوتے رہے ہیں، اور یقیناً آرکائیول اس سے مستثنیٰ نہیں تھا، ہمیں یہ کہنا چاہیے کہ آرکائیول یقینی طور پر باسی ہے۔ وہ سرگرمی جو زمانہ قدیم سے انسان کی طرف سے اس کے ہر کام پر دستاویزی، انتظامی، قانونی یا تجارتی نشان چھوڑنے کی لازمی ضرورت کے پیش نظر تعینات ہے۔
معاونت اور ذخیرہ کرنے کی تکنیک کے معاملے میں رونما ہونے والے زبردست ارتقاء کا اندازہ لگانے کے لیے ہمیں صرف یہ کہنا پڑے گا کہ قدیم ترین انسانوں نے اپنے "دستاویزات" کو پیپرس کی چادروں پر یا مٹی میں جمع کرایا، جب کہ آج کل کمپیوٹر یا کسی دوسرے الیکٹرانک ڈیوائس میں ایسا کریں۔
کمپیوٹنگ اور انٹرنیٹ کی عظیم شراکت
اس لحاظ سے، ہم اس بات کو نظر انداز نہیں کر سکتے کہ کمپیوٹر سائنس اور اس کے نتیجے میں انٹرنیٹ کی ترقی نے دستاویز کے نظم و نسق کے میدان میں بہت زیادہ ترقی کی ہے، جس سے معلومات کو محفوظ کرنے اور ذخیرہ شدہ دستاویزات کی بازیافت کے معاملے میں اس کام کو بہت زیادہ عملی اور آسان بنا دیا گیا ہے۔ .
کیونکہ اس سے پہلے، اس کام کے انچارج، آرکائیوسٹ، لائبریرین یا آرکائیوسٹ، دوسرے ناموں کے علاوہ جو اس کام کو انجام دینے والوں سے منسوب ہیں، کو رجسٹریشن کی بھاری کتابوں، فائلوں، فولڈروں، بکسوں، شیلفوں کا استعمال اور استعمال کرنا پڑتا تھا۔ جبکہ اب فائل کے ساتھ ساتھ دستاویزات یا کاموں کی بازیابی کے لیے صرف ایک کلک ہی کافی ہے۔
اہم کام جو یہ انجام دیتا ہے۔
بنیادی طور پر، آرکائیول اس بات کا خیال رکھے گا: اصولوں اور طریقوں کا ایک سلسلہ تیار کرنا اور قائم کرنا جو ان دستاویزات کی شناخت کی اجازت دیتا ہے جو آرکائیو کی جا رہی ہیں، ان سے معلومات کی بازیافت، وہ وقت جب کہ انہیں محفوظ شدہ دستاویزات کے معاملے میں محفوظ رہنا چاہیے۔ کچھ وقت کے بعد ختم کیا جا سکتا ہے اور، اس کے برعکس، ان دستاویزات کو ہمیشہ کے لیے محفوظ کرنے کی ضمانت دینی چاہیے جن کی بڑی قیمت ہے۔
