مختلف رسمی چینلز ہیں جن کے ذریعے لوگ حکام، ہمارے مالکان، دوسروں سے کچھ سوالات کی درخواست کرتے ہیں، جب کہ اس قسم کے تحریری آلات میں درخواست کا خط نمایاں ہے، جو کہ اس کے نام سے ظاہر ہوتا ہے کہ ایک خط ہے، جو اس کی مخصوص خصوصیات کا احترام کرتا ہے۔ لیکن ایک عام خط سے مختلف ہے کہ اس کا کام کسی دوسرے سے کچھ مانگنا ہے، جس کے ساتھ کوئی قریبی یا ذاتی تعلق نہیں ہے، عام طور پر ایک شخص یا حیاتیات.
درخواست کے خط میں بہت ساری منزلیں اور مقاصد ہوسکتے ہیں، ان میں سے سب سے عام جو ہم آپ کو تفویض کرتے ہیں وہ ہیں روزگار، تخمینے، کسی پروڈکٹ یا سروس کے بارے میں معلومات، ایک کیٹلاگ، دیگر کے علاوہ۔
ہم اپنے باورچی خانے کے فرنیچر کے ایک ٹکڑے کی آن لائن تلاش کر رہے ہیں جو الماری کے طور پر کام کرے گا، برتن، دسترخوان وغیرہ کو ذخیرہ کرے گا، لہذا اگر کسی صفحے پر ہمیں کوئی ایسی چیز ملتی ہے جو ہماری تلاش کے مطابق ہو تو ہم کمپنی کو ایک درخواست خط بھیج سکتے ہیں۔ ہمیں پروڈکٹ کے بارے میں مزید معلومات بھیجنے کے لیے اسے فروخت کرتا ہے۔
درخواست خط لکھتے وقت مختلف شرائط اور پیرامیٹرز ہیں جن پر عمل کرنا ضروری ہے۔ اگرچہ بہت سی کمپنیاں یا تنظیمیں ہیں جن کے پاس درخواستوں کے خطوط ہیں جن کی گاہک یا صارف درخواست کر سکتے ہیں اور درخواست کردہ ڈیٹا کے ساتھ مکمل کر سکتے ہیں، ان صورتوں میں جن میں اسے لکھنا ضروری ہے، کچھ اقدامات کا احترام کرنا چاہیے اور کچھ رہنما اصولوں پر عمل کرنا ضروری ہے...
واضح اور سادہ زبان کا استعمال کریں، یعنی کہ تمام تعلیمی سطحوں کے لیے قابلِ استطاعت ہو، ضرورت سے زیادہ رسمی باتوں سے گریز کریں اور جس چیز کی درخواست کی جا رہی ہے اس کی واضح اور زور دار نمائش سے گریز کریں، یعنی آپ کو براہ راست اس موضوع پر جانا ہوگا جو خط کہتا ہے، ہم آہنگی کا مظاہرہ کریں۔ ترتیب میں، گرامر اور املا درست کریں۔
ایک اور بنیادی سوال جو اس قسم کے خط سے غائب نہیں ہونا چاہئے وہ ہے درخواست دہندہ کی رابطے کی معلومات، چاہے وہ لینڈ لائن، سیل فون، پوسٹل ایڈریس، ای میل ہے، جس کے ذریعے جو بھی خط لکھتا ہے، وہ درخواست کے خط کے متعلقہ جواب دے سکتا ہے۔ .
اور دوسری طرف، وہ علاقہ یا شخص جو ہماری تشویش کو حل کرنے کا انچارج ہو گا، اسے اس خط کو ایڈریس کرنے کے لیے یقینی طور پر معلوم ہونا چاہیے۔ اس طرح ہم اس بات کی ضمانت دیتے ہیں کہ یہ ان تک پہنچ جائے گا جو خط و کتابت کرتے ہیں۔
