پرچیز آرڈر اکاؤنٹنگ اور کاروباری سرگرمیوں کے یومیہ انتظام کے لیے ایک مناسب اصطلاح ہے۔ خریداری کا آرڈر کسی سپلائر کو کچھ اشیاء خریدنے کے ارادے سے اور خریدار اور بیچنے والے کے درمیان پہلے سے طے شدہ قیمت پر ایک تحریری درخواست ہے۔
اس میں کیا معلومات شامل ہیں؟
خریداری کی درخواست ادائیگی اور ترسیل کی شرائط کی نشاندہی کرتی ہے، لہذا یہ سپلائر کے لیے اشیاء کی فراہمی اور سپلائر کے لیے متعلقہ انوائس پیش کرنے کی اجازت ہے۔ اس بات کو ذہن میں رکھنا چاہیے کہ کمپنی کی طرف سے خریدی گئی تمام اشیاء پر خریداری کے آرڈرز کے ساتھ ہونا ضروری ہے، جن کو ان کے استعمال پر کنٹرول فراہم کرنے کے لیے ترتیب وار نمبر دیا گیا ہے۔
خریداری کے آرڈرز عام طور پر اصل اور کاپی میں جاری کیے جاتے ہیں، اصل فراہم کنندہ کو بھیجی جاتی ہے اور کاپیاں اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے لیے مقدر ہوتی ہیں کہ وہ قابل ادائیگی اکاؤنٹ میں ریکارڈ کیے جائیں (کمپنی کے پرچیزنگ ڈیپارٹمنٹ کے لیے تیسری کاپی بھی ہو سکتی ہے)۔
خریداری کے آرڈر میں درج ذیل حصے شامل ہیں:
- خریداری کا آرڈر نمبر۔
- فراہم کنندہ کا نام اور پتہ۔
- آرڈر دینے کی تاریخ اور ڈیلیوری کی مطلوبہ تاریخ۔
- ترسیل اور ادائیگی کی شرائط۔
- آرڈر کی گئی اشیاء کی مقدار اور ان کی تفصیل ان کے کوڈ نمبر کے ساتھ۔
- قیمت کے بارے میں، ہر یونٹ کی قیمت اور خریداری کی کل قیمت کے ساتھ ساتھ شپنگ لاگت، اگر قابل اطلاق ہو تو اشارہ کیا جاتا ہے۔
- آخر میں، خریداری کے آرڈر میں ذمہ دار شخص کے مجاز دستخط کی وضاحت ہونی چاہیے۔
خریداری کے آرڈر کا مقصد
مندرجہ بالا تفصیلی معلومات کا مقصد خریدی گئی اشیاء پر قطعی کنٹرول رکھنا ہے، کیونکہ اس طرح سے کوئی کمپنی اپنی خریداری کی کارروائیوں کا اکاؤنٹنگ ریکارڈ رکھ سکتی ہے۔
دوسری طرف، ہمیں یہ نہیں بھولنا چاہیے کہ جب کوئی کلائنٹ خریداری کا آرڈر جاری کرتا ہے، تو وہ اس اعتماد کی تصدیق کرتا ہے اور اسے باقاعدہ بناتا ہے جو اسے سپلائر پر ہے۔
گاہک کی طرف سے جاری کردہ پرچیز آرڈر سیلز کے عمل میں ایک اور قدم ہے، کیونکہ فروخت ابھی تک قطعی طور پر تیار نہیں ہوئی ہے۔ اس لحاظ سے، خریداری کے آرڈر کا مطلب یہ ہے کہ کمپنی کے طریقہ کار کو اچھی طرح سے واضح اور منظم ہونا چاہیے۔ خریداری کا آرڈر جاری کرنے سے پہلے، صارف کو یہ معلوم ہونا چاہیے کہ اسے اپنی کمپنی میں رجسٹر کرنے کا طریقہ کار کیا ہے اور بیچنے والے کو بھی دستاویز میں موجود معلومات کو یقینی بنانا چاہیے۔
تصویر: iStock - BernardaSv
