ایکٹ ایک سرٹیفیکیشن یا تحریری گواہی ہے جس میں کسی بھی صورت حال کے موقع پر کیا ہوا، سلوک کیا گیا یا اس پر اتفاق کیا گیا اس کا بیان جو اس کی ضمانت دیتا ہے، جیسے کنسورشیم کا اجلاس، کسی ایسے عہدے کے لیے کسی شخص کا انتخاب جو عوامی ہو سکتا ہے یا نجی، کسی کمپنی یا تنظیم کے بورڈ کی میٹنگ، پیدائش کا ثبوت یا کوئی دوسری حقیقت جس کے لیے متعلقہ قانونی سرٹیفیکیشن کی ضرورت ہو یا ضرورت ہو کسی چیز کی جو اہمیت کی وجہ سے ہوئی ہے اور اس لیے کہ مستقبل میں اگر ضرورت پیش آئے تو یہ مقدمے میں ثبوت کے طور پر کام کر سکتی ہے۔
اس طرح اور جیسا کہ دیگر عوامی دستاویزات کے ساتھ ہوتا ہے، ریکارڈ میں ڈیٹا کا ایک سلسلہ ہونا ضروری ہے جو اس کی درستگی کا جائزہ لیتے وقت فیصلہ کن ہوگا۔زیادہ سے زیادہ اور عام طور پر، ایک جیسا یہ ایک پیشہ ور کی طرف سے بنایا گیا ہے جو ایک مصنف کے طور پر جانا جاتا ہے اور یہ کہ جیسا کہ اس کی تیاری میں آگے بڑھنے کا اختیار ہے۔
اس دستاویز میں جن اعداد و شمار کو قائم کرنا ضروری ہے ان میں یہ ہیں: تاریخ، وقت، مذکورہ بالا کے کام کی وجہ کے بارے میں ایک بہت ہی مختصر تعارف، پھر، جس چیز کو باڈی کہا جاتا ہے، نوٹری اس بات کی تفصیلی وضاحت کرے گا کہ اس میں کیا ہوا تھا۔ زیر بحث ایکٹ یا میٹنگ اور اس نے متعلقہ منٹس کو انجام دینے کی ترغیب دی۔ یہ سب سے بنیادی اعداد و شمار میں سے ہے جو ظاہر ہونا چاہئے اور مثال کے طور پر کنسورشیم میٹنگ کی صورت میں، جیسا کہ ہم نے اوپر ذکر کیا ہے، جو اس قسم کی دستاویز بنانے کے محرکات میں سے ایک ہو سکتا ہے، پے رول کو ریکارڈ کیا جانا چاہیے۔ اس میں حصہ لینے والے ان مباحثوں کی ترکیب بھی پیش کرتے ہیں جو ان میں ہوئی ہیں اور ساتھ ہی ان نتائج پر بھی پہنچیں گے اور اگر ووٹ کے بعد پہنچے ہیں تو اس کا نتیجہ کیسا نکلا ہے اس کا بھی حساب دیں۔
اس کو حتمی شکل دینے کے لیے، عام طور پر، ایک اسٹائل پیراگراف استعمال کیا جاتا ہے جس میں یہ اشارہ کیا جاتا ہے کہ وہ عمل جس میں انجام دیا گیا تھا اس کے اختتام کو پہنچتا ہے اور اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ ان لوگوں کے دستخط ہیں جو اس تقریب میں موجود تھے اور مکمل اتفاق کرتے تھے۔ اس کو
منٹوں کو عام طور پر اس مقصد کے لیے خاص طور پر تیار اور ڈیزائن کی گئی کتابوں میں نقل کیا جاتا ہے، جس میں صفحات لگاتار قطار میں اور نمبر کیے جاتے ہیں۔
