ایک دستاویز کسی حقیقت یا عمل کا مادی ثبوت یا گواہی ہے۔ کہ ایک فطری یا قانونی شخص، کوئی ادارہ، انجمن، وغیرہ، جو کہ عوامی یا نجی نوعیت کا ہو، اپنی سرگرمیوں اور افعال کی مشق کے نتیجے میں انجام پاتا ہے اور اس کی عکاسی کسی معلوماتی یونٹ میں ہوسکتی ہے جو کہ میڈیم، کاغذ، ٹیپ، مقناطیسی ڈسک، فلم اور فوٹو گرافی، کے ساتھ وقت پر اسے محفوظ کرنے پر اعتراض اگر آپ کو کسی کو ثبوت، یادگار یا میراث کے طور پر پیش کرنے کی ضرورت ہو تو۔
ایسی تنظیموں اور اداروں کے معاملے میں جو ایک وسیع اور وسیع کام کرتے ہیں، دستاویزات ہر روز اور تقریباً تمام ممبران کے لیے ضروری ہوں گی، جس کے لیے یہ سیریل قسم کے کام کا مطالبہ کرے گا اور اسے دستاویزی فلم کہا جائے گا۔ سیریز، بشمول: خط و کتابت، منٹ کی کتابیں، حساب کتاب، دیگر کے درمیان۔
ایک دستاویز یہ بنیادی طور پر تحریری معلومات پر مشتمل ہے جو شاید ہاتھ سے لکھی گئی ہو، یعنی ہاتھ سے لکھی گئی ہو، یا میکانکی عمل کے ذریعے کی گئی ہو جیسے ٹائپ رائٹر جو ماضی میں بڑے پیمانے پر یا کمپیوٹر کے ذریعے استعمال کیا جاتا تھا، جو کہ میکینیکل ذرائع ہیں جو آج غالب ہیں۔.
اس آخری معاملے میں جس پر میں تبصرہ کر رہا تھا، وہ وہ دستاویزات جو کمپیوٹر کے ذریعے بنائی جاتی ہیں روایتی طور پر فائلیں کہلاتی ہیں۔ اور ایک بار جب وہ دلچسپی رکھنے والے فریق کی طرف سے بنائے جائیں گے، تو دستاویز میں ترمیم کرنے والے پروگرام، جیسے ورڈ کے استعمال کی بدولت، انہیں ایک نام اور ایک فارمیٹ دیا جائے گا، اور پھر منتخب کردہ اسٹوریج یونٹ میں محفوظ کیا جائے گا اور اس طرح تلاش چھوڑ دی جائے گی۔ اگر بعد میں ان سے مشورہ کرنے یا ان میں ترمیم کرنے کے لیے انہیں کھولنا ضروری ہو تو بہتر منظم۔
دستاویزات میں بھی درجہ بندی کی جا سکتی ہے۔ بنیادی دستاویزات، جو وہ ہیں جو مصنف کی اصل معلومات پر مشتمل ہیں اور ان کے انچارج شخص کے علاوہ کسی اور شخص کے ساتھ سلوک یا ترمیم کا نشانہ نہیں بنایا گیا ہے، میں ثانویجس میں وہ لوگ ہوں گے جنہوں نے علاج کیا اور ترتیری، جو وہ ثانوی دستاویزات ہیں جن پر علاج کا اطلاق کیا گیا تھا۔
