وہ شخص جو دفتر میں انتظامی کام انجام دینے اور اپنے باس کی مدد کرنے کے لیے وقف ہے۔
اے سیکرٹری، جسے دنیا کے کچھ حصوں میں بھی کہا جاتا ہے۔ انتظامی معاون، یہ ہے کہ ابتدائی دفتری سرگرمیوں کو انجام دینے کا انچارج شخص، یا تو ایک نجی کمپنی میں یا کسی ریاستی ایجنسی میں، ہونے کے علاوہ مینیجر یا ایگزیکٹو کا قریبی ساتھی جو شرکت کرتا ہے۔یعنی کسی کمپنی کے صدر کا سکریٹری ایک طرح سے اپنے وقت کا مینیجر ہوتا ہے تاکہ اسے کمپنی کی فیصلہ سازی کے حوالے سے زیادہ فکر نہ کرنا پڑے تاکہ بہتر کلائنٹس حاصل کیے جا سکیں، باقی سیکرٹری صاحب حکم دیں گے۔ مثال کے طور پر اور آپ کے ایجنڈے میں دوسروں کے درمیان، آپ کی کالوں اور آپ کی ضرورت کی ہر چیز کا جواب دینا۔
لہذا، اگر آپ موثر کاروباری انتظام حاصل کرنا چاہتے ہیں، تو اس کے لیے ایک موثر شخص کا ہونا ضروری ہوگا جو اس عہدے کو انجام دے، کیونکہ کسی تنظیم کے زیادہ تر طریقہ کار/ سرگرمیاں ان سے گزریں گی۔
پرنسپل افعال
ان کے اہم کام یا سرگرمیاں اس سے منسلک ہیں جسے دفتری کام، انتظامی کہا جاتا ہے۔، جیسے خط و کتابت کے داخلے اور باہر نکلنے پر کارروائی کرنا، دستاویزات کی وصولی، ٹیلی فون کالز پر توجہ، وزٹ اور سپلائی کرنے والوں کی طرف توجہ، دستاویزات جمع کروانا، حساب کتاب کرنا، اپنے علاقے میں موجود ہر چیز کے بارے میں اپنے اعلیٰ افسر کو اطلاع دینا، پروسیسنگ سے باخبر رہنا۔ فائلیں، ایجنڈا کا انتظام، میٹنگز اور روابط دونوں، اور اس کی دیکھ بھال منظم اور اپ ڈیٹ شدہ طریقے سے، دفتر کے ان تمام آلات کا انتظام، جیسے فوٹو کاپی، پرنٹر، فیکس، کمپیوٹر، دیگر کے علاوہ، زبان کی مہارتیں، ترجیحا انگریزی لیکن یقیناً آپ جتنا زیادہ سنبھالیں گے اتنا ہی بہتر ہے، کیونکہ آپ کے حالات اور خواہشات اس تنظیم کے اندر بہت زیادہ ہو سکتی ہیں جس میں آپ کام کرتے ہیں اور آپ کو پروٹوکول کا علم ہے۔ ادارہ جاتی اور کاروبار۔
پرائیویٹ سیکرٹری۔ باس کے ساتھ قریبی اعتماد کا رشتہ
سیکرٹریز مختلف شعبوں اور سیاق و سباق میں کام کر سکتے ہیں، جبکہ عہدے کی سب سے مثالی شکل بلاشبہ نام نہاد پرائیویٹ سیکرٹری ہے، جس کے نام سے پہلے ہی اندازہ لگایا جا رہا ہے، وہ ہے جس کا کام اس کے موروثی معاملات سے نمٹنا ہے۔ باس، ذاتی اور کام والے بھی۔ عام طور پر، باسز اور سیکریٹریز ان رازوں اور کمزوریوں کی مقدار کے نتیجے میں ایک بہت ہی قریبی اور قریبی رشتہ قائم کرتے ہیں جو سیکریٹریز کو معلوم ہوتا ہے۔ یہی وجہ ہے کہ سکریٹری کی شخصیت اور اس کے باس کے ساتھ اس کے تعلقات مختلف افسانوی کہانیوں میں ان گنت نمائندگیوں کا موضوع رہے ہیں۔
سب سے زیادہ یاد رکھنے والوں میں سے ایک بلاشبہ ایگزیکٹو سیکرٹری ہے، یہ فلم 1988 میں ہالی ووڈ میں تیار کی گئی تھی اور اس میں ہیریسن فورڈ، میلانیا گریفتھ اور سیگورنی ویور نے اداکاری کی تھی۔ گریفتھ کا کردار ویور کا سکریٹری ہے، جو کہ ایک بدتمیز اور بدکار ایگزیکٹو ہے۔ گریفتھ کا کردار پوزیشن میں اس کی صلاحیت کا مظاہرہ کرتا ہے اور اسے پتہ چلتا ہے کہ اس کے باس کے پاس کاروبار شروع کرنے کا خیال باقی رہ گیا ہے۔ آخر کار وہ اس کا نقاب اتار دیتا ہے اور نہ صرف اس میں گراؤنڈ حاصل کرتا ہے بلکہ فورڈ کے ذریعہ ادا کیے گئے کاروباری کروڑ پتی سے بھی محبت کرتا ہے۔
تیاری
اگرچہ اس کے لیے انڈرگریجویٹ کیرئیر کی طرح طویل برسوں کے مطالعے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن سیکریٹری ایک ایسا پیشہ ہے جس کا مطالعہ بھی کیا جا سکتا ہے اور یقیناً اس میں وہ تمام سرگرمیاں شامل ہیں جن کی ضرورت اس عہدے پر فائز ہونے والے کے لیے ہوگی۔
عام طور پر جو لوگ پوزیشن حاصل کرنے کے خواہشمند ہوتے ہیں ان کو ان مخصوص سوالات میں ایک مختصر امتحان دیا جاتا ہے جو مانگے جاتے ہیں، مثال کے طور پر کہ وہ یہ یا وہ کمپیوٹر پروگرام ہینڈل کرتے ہیں یا یہ کہ وہ مکمل انگریزی میں بولتے اور لکھتے ہیں۔
ایسی پوزیشن جہاں عورت کی جنس غالب ہو۔
اگرچہ اس عہدے پر زیادہ تر خواتین کا قبضہ ہے، لیکن ہمیں یہ کہنا ضروری ہے کہ اس عہدے پر فائز مرد بھی ہیں۔ دیگر عہدوں یا پیشوں کے ساتھ جو کچھ ہوتا ہے اس کے برعکس، سیکرٹری ایک ملازمت کا عہدہ ہے جو تاریخی طور پر خواتین کی کارکردگی کے لیے مخصوص ہے۔
ریاست کا انحصار جو کسی علاقے کا انتظام کرتی ہے۔
دوسری طرف، اس تصور کو ہسپانوی بولنے والے بہت سے حصوں میں ریاست کے اس محکمہ کو نامزد کرنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے جو کسی علاقے کے انتظام کا انچارج ہوتا ہے، مثال کے طور پر تعلیم کا سیکریٹریٹ، سیکیورٹی کا سیکریٹریٹ، دوسروں کے درمیان۔
سیکرٹریٹ کی قیادت ایک عوامی اہلکار کرتا ہے جسے سیکرٹری کہا جاتا ہے، جو سیکرٹریٹ کے اندر اعلیٰ ترین اتھارٹی ہو گا اور جسے حکومت کی طرف سے بیان کردہ پالیسیوں کا جواب دینا چاہیے جس نے اسے مقرر کیا ہے۔
